Satria Anandita Nonoputra
Pengembangan Fasilitator Pemberdayaan Masyarakat

ebuah buku kecil dari Belanda membukakan mata penulis akan kolaborasi elektronik dengan cerita-cerita mengenai sejumlah komunitas pemberdayaan masyarakat di Belanda yang telah mampu berkolaborasi dengan rekan-rekannya di negara lain secara efisien melalui jaringan internet. Penggunaan berbagai situs layanan gratis ternyata dapat menciptakan masyarakat informasi global yang memberdayakan.

Jawaban atau solusi masalah dari suatu tempat kadang terletak di tempat lain, yang berjarak sangat jauh dari tempat asal masalah. Hal ini menyebabkan teknologi internet menjadi sangat penting, karena dapat menjembatani komunikasi jarak jauh dengan efisien. Dengan komunikasi ini, informasi-informasi mengenai solusi dari masalah tersebut dapat tersampaikan.

Kolaborasi elektronik sendiri berangkat dari kebutuhan seperti di atas. Sejumlah individu atau organisasi dari berbagai tempat bertemu secara maya di internet untuk saling berbagi pengetahuan dan bekerjasama dalam rangka memecahkan suatu masalah. Pada tataran yang lebih informal, kesempatan berkolaborasi ini juga digunakan untuk membangun hubungan dan kepercayaan, yang pada gilirannya akan memperluas dan mempererat saluran komunikasi informasi yang telah tercipta.

Pada kasus yang terjadi di Belanda, LSM-LSM di sana telah menggunakan internet untuk keperluan berbagi informasi, berdiskusi, mengadakan rapat ataupun konferensi, dan bahkan mengadakan pelatihan secara maya. Semua ini dilakukan demi efisiensi biaya komunikasi dengan rekan-rekannya yang berada di belahan dunia bagian selatan.

Semula kolaborasi ini muncul karena aktivitas individual dari para anggotanya di internet. Atas dasar keisengan dan rasa penasaran, mereka mencoba-coba beberapa layanan gratis di internet untuk kepentingan pribadi mereka sendiri. Namun pada akhirnya, mereka juga menyadari bahwa layanan-layanan gratis tersebut dapat berguna bagi kepentingan organisasi.

Meskipun menyimpan banyak potensi keunggulan, kolaborasi elektronik juga tidak terlepas dari kendala-kendala. Dua kendala utama yang muncul adalah masalah kebiasaan dan infrastruktur. Ada banyak orang yang masih belum terbiasa menggunakan internet untuk kepentingan pekerjaan, dan hanya menggunakannya untuk kepentingan rekreasi dan sosialisasi semata. Masalah infrastruktur sendiri berkutat pada kurangnya fasilitas teknologi informasi dan komunikasi. Masalah infrastruktur ini lebih banyak terdapat di negara-negara berkembang, seperti Indonesia.

Terlepas dari ada tidaknya kendala di atas, kolaborasi elektronik adalah hal yang mutlak untuk segera dilakukan di Indonesia. Ini terkait dengan tuntutan globalisasi yang mewajibkan ketersediaan informasi dan pengetahuan untuk peningkatan daya saing individu ataupun organisasi. Untuk itu, sebuah perencanaan yang matang tentu dibutuhkan sebelum masuk pada tahap implementasi.

Pertanyaan yang biasanya harus dijawab pada tahap perencanaan adalah: apa saja proses-proses yang dibutuhkan dalam kolaborasi tersebut? Pertanyaan ini berguna untuk menentukan pilihan terhadap alat/layanan yang hendak dipakai dalam kolaborasi elektronik. Ada banyak alat/layanan gratis di internet yang dapat dipakai, namun untuk memilih yang terbaik tentu harus didasarkan pada kebutuhan masing-masing organisasi. Jika yang dibutuhkan adalah sebuah pelatihan yang tidak tersinkronisasi, maka sistem manajemen kursus seperti Moodle mungkin adalah jawabannya. Jika yang dibutuhkan adalah sebuah rapat tersinkronisasi, maka layanan konferensi telepon seperti TeamSpeak mungkin layak dicoba. Jika yang dibutuhkan adalah sebuah alat diskusi dan melontarkan opini dalam bentuk tertulis, maka layanan blog seperti WordPress bisa dipertimbangkan.

Setelah sebuah alat dipilih, maka tantangan selanjutnya adalah bagaimana memotivasi orang untuk ikut terlibat di dalamnya. Dalam kasus yang terjadi di Belanda, pendekatan dilakukan secara personal kepada orang-orang kunci terlebih dahulu. Orang-orang kunci ini dipilih berdasarkan pengamatan akan respon para anggota organisasi terhadap hal-hal baru. Biasanya, orang-orang yang antusias untuk mencoba dan bereksperimen lebih diprioritaskan. Orang-orang kunci inilah yang akan membantu menyebarkan ”virus” kolaborasi elektronik nantinya.

Setelah ”pemanasan” di atas selesai dilakukan, maka muncul dua pilihan untuk implementasi: melakukan pelatihan formal atau informal. Keduanya bebas dipilih beserta kelebihan dan kekurangannya masing-masing, tapi hal yang sangat prinsip untuk dipegang adalah orang-orang yang terlibat harus dibuat menjadi terbiasa dengan alat yang digunakan. Berikan mereka visi yang jelas tentang manfaat alat tersebut. Berikan kebebasan untuk melakukan eksplorasi dan eksperimen. Dan secara perlahan, dorong mereka untuk mulai menggunakan alat tersebut untuk menyelesaikan tugas-tugas pekerjaan mereka.

Insentif dan penghargaan mutlak diberikan sebagai dorongan untuk terus membiasakan orang melakukan kolaborasi elektronik. Karena semua kegiatan kolaborasi elektronik dapat didokumentasikan, maka hasil-hasil yang telah dicapai dapat ditampilkan untuk menumbuhkan kebanggaan atas hasil capaian. Dalam sistem manajemen kursus Moodle terdapat tempat dimana para peserta pelatihan dapat menunjukkan hasil yang telah dicapainya dalam pelatihan itu. Hasil yang telah dicapai ini perlu dipublikasi dan diapresiasi. Dalam blog terdapat pula fasilitas untuk meninggalkan komentar. Komentar dapat dipakai sebagai insentif dan dukungan moral agar seseorang terus menulis di blog. Menerima komentar akan membuat seseorang tidak merasa percuma telah menulis karena tulisannya terbaca orang lain dan mendapat tanggapan.

Kunci terakhir untuk membiasakan kolaborasi elektronik adalah antusiasme. Semua orang yang terlibat dalam kolaborasi elektronik perlu dibuat tetap antusias dengan alat yang ada. Ini dilakukan dengan menjawab semua kebutuhan dan permasalahan yang ada dengan menggunakan alat kolaborasi yang dipakai. Sebisa mungkin tunjukkan bahwa tidak ada masalah yang tidak dapat teratasi dengan kolaborasi elektronik. Selain itu, yang tidak kalah penting adalah para inisiator kolaborasi ini juga menjaga antusiasme dan semangat mereka masing-masing agar dapat terus menginspirasi orang-orang untuk melakukan kolaborasi elektronik.

Ayo kolaborasi!